Startup / 5. Kell egy csapat

Csoportok a szervezetben

Az alkalmazottak teljesítménye szorosan összefügg munkahelyi elégedettségükkel. Bizonyított tény, hogy a szervezeti tagok nagyobb teljesítményre serkenthetők azáltal, hogy lehetővé tesszük számukra bizonyos szociálpszichológiai szükségleteik kielégítését. Bár a szervezetek életében a vezetők szerepe kiemelkedő fontosságú, a társak hatása is jelentős befolyásoló erővel bír. Az egyéneket nemcsak gazdasági ösztönzőkkel, hanem különböző társas és pszichológiai tényezőkkel is lehet motiválni. A viselkedést olyan tényezők is befolyásolják, mint pl. érzések, érzelmek és attitűdök. Az informális munkacsoport szintén fontos szervezeti tényező. A csoportnak nagy szerepe van az egyes munkások attitűdjének és teljesítményének meghatározásában. Ennek megfelelően a szervezet, mint társadalmi rendszer befolyásolja az egyéni szervezeti szerepek kialakulását és saját normákat alakít ki, amelyek eltérnek a formális szervezet által előírtaktól.

A csoport nem más, mint két, vagy több olyan egymással kölcsönös függésben és interakcióban álló egyén, akik valamilyen cél érdekében közösen cselekszenek, vagy együttműködnek. A csoport viselkedését a struktúra, folyamatok, külső feltételrendszer, feladatok, teljesítmény és megelégedettség befolyásolja.

A csoport külső feltételrendszerét a szervezeti kultúra, fizikai munkafeltételek, az erőforrások, a szabályok a szervezet stratégiája mellett a hatásköri viszonyok is körbe határolják. A csoporttagok személyes erőforrásai alatt a készségek és képességeket, a motivációt, személyiséget és a megelégedettséget értjük.

Struktúrát befolyásoló tényezők a csoport összetétel, mérete, csoportnormál a csoporton belüli szerepek és a státusz.  Hat különböző csoportot tudunk megkülönböztetni típus alapján:

• Formális csoport: a szervezet felépítéséből fakadóan meghatározott tagokkal rendelkező csoport
• Informális csoport: formálisan nem strukturált csoport
• Vezetői csoport: a szervezeti felépítés által determinált csoport
• Feladat csoport: a tagok a feladat miatt dolgoznak együtt a megvalósítás érdekében
• Baráti csoport: a tagok szabadidőben közösen együtt töltött program kapcsán alkotnak csoportot
• Érdek csoport: a tagoknak közös céljuk van, így ennek elérése érdekében együttműködnek.

A csoportoknak számos előnye van a szervezeten belül, szinergia hatása, többoldalú problémamegoldás, a részvétel és elfogadás és több tudás és információhoz jutás.

A szervezet nem csupán önmagában véve tekinthető csoportnak, de a szervezeti mérettől függően számtalan formális és informális csoport rendszerét is magában foglalja.

A formális csoportok esetében könnyen meghatározható a csoportok ideális struktúrája a csoport méretének, összetételének, a csoporton belüli szerepek, státusz, szabályok és csoportnormák, valamint a csoport összetételének vizsgálata után. Az informális csoportok esetében azonban a csoporttagság sokkal inkább a csoport tagjainak döntésén alakul, így a szervezetnek sem a méretre, sem a csoport összetételére nincs közvetlen hatása. Éppen ezért fontos tudatosan kezelni a szervezeten belül létrehozott és létrejövő csoportokat, valamint az azok tagjainak viselkedését befolyásoló tényezőket.

A csoporttagok viselkedése általánosságban függ a csoport struktúrájától, de emellett a csoporttagok személyes erőforrásai, a csoport számára kitűzött feladat jellege, a csoport teljesítménye, a csoporttagok elégedettsége és a csoport külső feltételrendszere is meghatározó lehet. A külső feltételrendszer alatt ilyen esetben a szervezeti struktúrát, mint a csoport számára külső adottságként jelentkező jellemzőt, a hatáskör- és munkakörmegosztást, a szervezeti stratégiát és szabályokat, valamint az emberi erőforrással foglalkozó rendszereket (toborzás, kiválasztás, teljesítmény mérés és értékelés, javadalmazás, képzés) értjük. Külső adottságként kell továbbá a csoport számára adott erőforrásokra, a fizikai munkakörülményekre, valamint a szervezeti kultúrára is tekintenünk.

Csoportdinamika

A csoportoknak - főleg az informális csoportoknak, amelyekre jellemző az emergens fejlődés – ahhoz, hogy jól tudjanak teljesíteni, három lényeges fázison kell átesniük. A csoportok fejlődésének első stációja a kialakulás. A formális csoportok esetében ez szervezeti döntés következtében jön létre, és a csoport összetétele kvázi adottság a csoporttagok számára, azonban az informális csoportok esetében egy adott személy csoporthoz való tartozása gyakran nem ilyen egyértelmű helyzet. Az első fázisnak azonban mindenképpen le kell zárulnia, mielőtt a csoport a következő fázisba léphet. A második fázis ugyanis a viták fázisa, amikor a tagok értékrendszere, hiedelmei és attitűdjei ütköznek össze egymással. Amikor mindenki elmondhatja – és ideális esetben el is mondja – a véleményét. A jól működő csoportok előfeltétele, hogy a csoport fejlődés fázisában kerüljenek napvilágra a csoporton belül húzódó ellentétek és ne a későbbi fázisoknál legyenek ezek konfliktusok forrásai.

A csoportfejlődés egyik legfontosabb momentuma, amely gyakran idő, vagy tudatosság hiányában elmarad az a normaképzés fázisa. Ez az a szakasz, amikor a csoporttagok lefektetik az együttműködés alapjául szolgáló szabályokat. Megegyeznek a csoporton belüli szerepekben, felelősségi és hatáskörökben, valamint létrehozzák a csoport tagjai által közösen elfogadott érték, norma és szabályrendszert – a csoport kultúráját. A létrehozott normák vonatkozhatnak a külső megjelenésre, a nyilvános viselkedésre, a kommunikáció módjára éppúgy, mint a teljesítmény megítélésére, a határidőkhöz való hozzáállásra, vagy éppen az erőforrások elosztására. Amennyiben ezen szabályok rögzítésére nem kerül sor, azok nem kerülnek a csoporttagok számára expliciten megfogalmazásra, a csoport megragadhat a viták fázisában, és képtelen az optimális teljesítmény elérésére.

A negyedik fázis a teljesítés fázisa. A csoportok abban az esetben tudnak céljuk elérésére koncentrálni, ha a már bemutatott három fázison átestek. A csoportdinamikai út bejárása azonban szükséges, de nem elégséges feltétele az optimális működésnek. Fontos annak megértése is, hogy a tagok milyen céllal, motivációval csatlakoztak, illetve, hogy milyen félelmeik vannak a csoporttagsággal kapcsolatban.

Motiváció

A valahova tartozás iránti igénye alapvető emberi motívum, hiszen az ember társas lény. A csoporttagság, a társas támogatás erőt és erőforrásokat jelent az egyéni és csoportos célok megvalósításához. A csoport általi befogadás növelheti az egyén önbecsülését, mint ahogy a csoportban betöltött hely, és a státusz is. A csoport azonban mindenekelőtt a biztonság érzését, az elfogadás, befogadás üzenetét hivatott közvetíteni. Megerősíti az egyének értékrendjét, stabilizálja a hiedelemrendszerét, és öndefiníciós keretet képez.ű

A csoporttagságnak azonban nem csupán előnyei vannak. A csoporthoz való csatlakozás előtt az egyéneknek mindenképpen mérlegelniük kell a csoportlétből fakadó költségeket, és az azzal együtt járó veszélyeket is. A csoporthoz való tartozás ugyanis költséges. Nem csupán időt és energiát, de sokszor erőforrásokat is rá kell áldozni a csoporttagság fenntartására. A csoport többi tagja a személyes befektetések ellenére is lehet azonban elutasító. Lehetnek olyan belső feszültségek, ellentétek (főleg akkor, ha a normázás fázisa nem zárult re megfelelően), amely az egyén elutasításához vezetnek. Az egyénnek mindezek mérlegelése után kell a csoporttagságra vonatkozó preferenciáit kinyilvánítania, azaz döntenie a csoporthoz való tartozás kérdésében.

Bár a csoportok az egyének szintjén is rendelkeznek veszélyekkel is, nem csupán járulékos haszonnal, a szervezetek is legtöbbször (formális) csoportok létrehozására törekednek. A csoportos lét velejárója ugyanis a szinergia hatás, a több tudás és információ, a többoldalú problémamegoldás, a döntés jobb megértése, valamint a participációból fakadó elfogadás. Természetesen a csoportok létrehozásának a szervezet szempontjából is vannak veszélyei. Az első, és talán leggyakoribb a csoportos munkavégzésből, vagy döntéshozatalból fakadó bizonytalan felelősség. Amennyiben nincs egy konkrét felelős, akin az adott döntést, vagy éppen feladat végrehajtását számon lehet kérni, addig a teljesítmény mérése, és értékelése is nehézkes. Éppen ezért a nem megfelelő csoportnormákkal rendelkező csoportok esetében gyakori a társas lógás jelensége, amelynél a tagok a leggyengébben teljesítő tag teljesítményét tekintik etalonnak, és annál nagyobb teljesítményre nem hajlandóak. Ez akkor is jellemző magatartás lehet, ha a csoporton belül az erőviszonyok eltolódnak, és a csoportlétből fakadó participatív döntések lehetőséget figyelmen kívül hagyó domináns vezető, vagy csoporton belüli klikk hozza a döntéseket. A csoportnyomás azonban nem csak a teljesítménynormák kapcsán jelenhet meg, de bármilyen más, a tagságra, a viselkedésre, vagy éppen a célokra vonatkozó tárgya is lehet, a csoporttagok ugyanis sokszor - a sokszínűségre vonatkozó szervezeti céllal ellentétesen - a konformitásra törekszenek.

Csoportszerepek

A jól működé csoportokban a csoporttagok nem ugyanazt a munkát végzik, hanem a komparatív előnyök mentén szétosztják/megosztják egymás között a munkát. A normázási fázis végére kialakulnak a csoportszerepek is. A csoportszerepeknek három körét ismeri a szakirodalom.

A kördiagramon szereplő felsorolástól némiképp eltérően Meredith Belbin (1926- ) a csoportszerepeket fantázianevekkel illetve megalkotta az ideális csoport összetételéhez szükséges alapszerepeket. Elmélete a csoport méretétől függetlenül jelzi, hogy milyen feladatok ellátása (szerepek betöltése) szükséges ahhoz, hogy egy csoport jól működjön. Érdekessége az elméletének, hogy nem csak egyféle vezetői szerepet ismer el, hanem a vezetői/irányítói feladatokat több szerep között bontja meg (megengedve, hogy egy csoporttag egyszerre több vezetői szerepet is betölthet). Az első ilyen vezetői szerep az ELNÖK. Az elnök valójában koordinátor, akinek célja, hogy a csoporttagok munkáját koordinálja, és minél hatékonyabban kihasználja a tagok kompetenciáit. Vezetői szerepnek tekinthető továbbá a FORRÁSFELTÁRÓ is, akinek az a feladata, hogy a csoport működéséhez szükséges erőforrásokat feltárja és biztosítsa. Ő a kapcsolat a csoport és a külvilág között, ő képviseli kifelé a csoport érdekeit. A SERKENTŐ ezzel szemben a tipikus leader. Erős hatást gyakorol a csoport többi tagjára, irányít és mozgatja a csapattagokat.

Belbin rendszere azonban felhívja arra is a figyelmet, hogy egy kiegyensúlyozott csoportban nem csupán vezetőkre, de követőkre is szükség van. Az ÖTLETGYÁROS felel a folyamatos megújulásrét az új és kreatív megoldásokért. Ő a csoport kreatív tagja. A HELYZETÉRTÉKELŐ feladata az ötletgyáros valóságtól túlzottan elrugaszkodó ötleteit visszafogni. Fő feladata az új tervek, megoldási javaslatok értékelése. Ő az ördög ügyvédje. A csoportokban, ahol ilyen eltérő szerepű emberek vannak mindig szükség van valakire, aki az ellentétek ellenére összetartja a csoportot, biztosítja a harmonikus működést. Ő a CSAPATJÁTÉKOS. Az ő feladata a csoporton belüli kommunikáció támogatása, a tagok elégedettségének biztosítása.

Az idelás csoportban a megvalósításban oroszlánrészt vállaló csoporttagok fontossága is vitathatatlan. A VÁLLALAT EMBERE a csoport gyakorlati szakembere. Hála nagy teherbírásának, önfegyelmének és józan ítélő képességének, munkáját pontosan és megbízhatóan végzi. A MEGVALÓSÍTÓ szerepe pedig az utómunkálatok során kardinális. Reszeltekbe menő figyelme lehetővé teszi a csoport munkájának ellenőrzését, a hibák kiszúrását. Ő felel az utolsó simításokért, hogy a csoport munkája tényleg magas színvonalú legyen.

Akár a Belbini értelemben vett ideális csoportról, akár a köznapi értelemben vett csapatról beszélünk azonban, meg kell különböztetnünk jól, és rosszul funkcionáló közösségeket. A szuboptimáilsan működő csoportok esetében a tagok elsősorban információ csere és döntéshozatal céljából lépnek egymással kapcsolatba, hogy segítsék a tagokat feladataik jobb ellátásában. Nincs szükségük kollektív munkára. Teljesítményük a csoporttagok teljesítményének összege. Ezzel szemben az optimálisan működő csoportok, csapatok összehangolt munka eredményeként pozitív szinergiát hoznak létre. Teljesítményük nagyobb, mint az egyének teljesítményének összege. Ehhez azonban nem csupán minden tag aktív részvétele és elkötelezettsége szükséges, de az is fontos, hogy a tagok kiegészítsék egymást, miközben a közös munka során a közös célok elérésére törekszenek, és csak azok révén akarják az egyéni céljaikat megvalósítani. A csapattagoknak az egyéni különbségeke esetén törekednie kell a középút megtalálására, a konstruktív konfliktuskezelésre, a konszenzusos döntéshozatalra. Mindezt olyan nyílt légkörben, amely lehetővé teszi a kritika megfogalmazását.