A Pályázati Iroda az egyetemi pályázatok beadását és a projektek megvalósulását támogató szervezeti egység. Alapvető feladatai a pályázatok benyújtásához, a projektek megvalósításához, megvalósításának és fenntartásának monitorozásához, nyilvántartásához kapcsolódnak. Ennek keretében egyetemi szintű pályázatfigyelési feladatokat lát el, mind hazai, mind nemzetközi területen, segíti a pályázatok benyújtását, gondozza az intézményi regisztrációkat, segíti a projektek megvalósítását, kapcsolattartást a donorokkal, támogatási és konzorciumi szerződéskötéseket, vizsgálja a projektek szakmai és pénzügyi előrehaladását és a projektkötelezettségek (indikátorok) teljesítését, megvalósításukat tanácsadással és pénzügyi kontrolling tevékenységgel segíti, összegyetemi szinten nyilvántartásokat vezet a pályázati és projekt tevékenységekről, ehhez kapcsolódó információszolgáltatást végez. Rektori jóváhagyással – elsősorban összegyetemi projektek esetén – projektmenedzsmenti feladatokat lát el.
Tevékenyen részt vesz a projekt megvalósításokat érintő egyetemi szabályozások, folyamatok és eljárásrendek kidolgozásában.
A Pályázati Iroda főbb tevékenységei:
- intézményi regisztrációk elindítása, fenntartása, donor igényei szerinti adatszolgáltatás eseti, periodikus formában, hozzáférések kezelése;
- teljes pályázat-projekt életciklus alatt kommunikáció a donorok felé;
- ÓE pályázati tevékenységének regisztere, a regiszter alapján információszolgáltatás felső vezetés, ET, kormányzati, minisztériumi, külső és belső szervezetek felé;
- ÓE projekt tevékenységének regisztere, projektek közvetlen/direkt vagy felügyeleti/kontrolling típusú menedzsmentje;
- ÓE projektek pénzügyi menedzsmentje;
- ÓE fenntartási időszaki projektek menedzsmentje;
- belső hallgatói pályázatok teljes életciklus menedzselése; kiírás készítése, pályázat meghirdetése, pályázatok kezelése, bíráltatás menedzselése, döntéselőkészítés, kiértesítés, projektek menedzselése, elszámolása;
- ÓE projektek KPI szerinti kommunikációs elvárás elérésének támogatása;
- teljes pályázat-projekt életciklus megismerésének, aktivitás növelés célú kommunikációja belső szervezeti egységek felé.
